Klickanleitung erstellen: von Hand oder automatisch, mit Checkliste

Drei Klicks, zwei Felder, speichern. So einfach ist es, wenn man es kennt. Für alle anderen gibt es die Klickanleitung: eine Aufgabe Schritt für Schritt, jeder Schritt mit einem Bild der Stelle, an der geklickt wird. Einmal erstellt, schickst du einen Link, statt jedes Mal neu zu erklären.

Dieser Artikel zeigt, wann eine Klickanleitung die richtige Form ist und wann nicht, wie du eine von Hand erstellst, ohne zusätzliche Software zu kaufen, und wie es automatisch geht. Am Ende steht eine Checkliste, mit der du jede Anleitung prüfen kannst.

Was ist eine Klickanleitung?

Eine Klickanleitung beschreibt eine Aufgabe in einer Software so, dass jemand sie ohne Vorwissen nachklicken kann. Jeder Schritt ist eine Handlung: ein Klick, eine Eingabe, eine Auswahl. Dazu kommt ein Screenshot, der zeigt, wo das auf dem Bildschirm passiert.

Andere Namen für dasselbe sind Screenshot-Anleitung oder bebilderte Anleitung. Gemeint ist immer eine Anleitung mit Bildern, die man neben der Software offen hat und Schritt für Schritt abarbeitet. Kein Handbuch, das man von vorne bis hinten liest.

Wann eine Klickanleitung reicht

Am besten funktioniert sie bei Aufgaben, die klar anfangen und klar enden: ein Produkt anlegen, eine Bestellung stornieren, einen Beitrag veröffentlichen, ein Passwort zurücksetzen. Besonders wertvoll ist sie bei allem, was jemand nur alle paar Wochen macht. Zu selten, um es auswendig zu können, und zu oft, um jedes Mal nachzufragen. Und wer bei keiner Einweisung dabei war, kommt mit ihr trotzdem allein zurecht.

Wann sie nicht reicht

Eine Klickanleitung erklärt das Wie, nicht das Warum. An ihre Grenzen kommt sie, wenn …

• … Verständnis gefragt ist. Wie hängen Produkte, Kategorien und Varianten zusammen? Das zeigt kein Klickpfad. Dafür braucht es einen kurzen Überblick.
• … Entscheidungen anstehen. Welche Kategorie ist die richtige, wann ist ein Rabatt erlaubt? Die Anleitung zeigt den Weg zum Feld, aber nicht, was hineingehört.
• … der Ablauf sich verzweigt. Fehlersuche nach dem Muster „wenn A, dann …, wenn B, dann …“ wird als Klickliste schnell unlesbar. Hier hilft eine kurze Entscheidungshilfe vor der eigentlichen Anleitung.
• … etwas besser nicht angefasst wird. Was tabu ist und wann man sich melden sollte, gehört auf eine eigene Seite und nicht zwischen die Schritte.

Für eine einzelne Aufgabe ist das kein Problem. Wer aber eine ganze Website oder Software an Kunden übergibt, braucht mehr als eine Sammlung von Klickanleitungen. Wie Überblick, Orientierung, Anleitungen und Grenzen zusammenspielen, zeigt der Artikel Kundendokumentation erstellen.

Klickanleitung von Hand: eine bebilderte Anleitung mit Bordmitteln erstellen

Für eine gute Klickanleitung brauchst du keine spezielle Software. Was Windows und macOS mitbringen, reicht für Screenshots und einfache Markierungen. Entscheidend ist die Reihenfolge, in der du arbeitest.

1. Den Ablauf einmal durchspielen

Bevor du den ersten Screenshot machst, erledige die Aufgabe einmal ohne Kamera und notiere jeden Klick in Stichworten. Dabei klärst du zwei Fragen, die in vielen Anleitungen fehlen: Wo fängt der Leser an, zum Beispiel angemeldet auf dem Dashboard? Und woran erkennt er, dass er fertig ist?

Nimm dafür die Rechte deines Lesers, nicht deinen Admin-Zugang. Als Admin klickst du glatt durch genau die Stellen, an denen er hängen bleibt: ein Menüpunkt, der bei ihm fehlt, eine Freigabe, die bei ihm erst jemand anderes erteilen muss. Solche Hürden gehören in die Anleitung, und du findest sie nur aus seiner Sicht. Arbeitest du dabei auf einem Test- oder Demosystem, landen auch keine echten Kundendaten in den Bildern.

2. Screenshots aufnehmen

Beide Betriebssysteme haben eine Screenshot-Funktion eingebaut:

• Windows: Windows-Taste + Umschalt + S öffnet die Leiste zum Ausschneiden. Du ziehst einen Bereich auf, das Bild landet in der Zwischenablage, und über die Benachrichtigung öffnest du es zum Bearbeiten. Unter Windows 11 heißt das Werkzeug dafür Snipping Tool.
• macOS: Befehlstaste + Umschalt + 4 nimmt einen Ausschnitt auf. Drückst du danach die Leertaste, erfasst du genau ein Fenster. Befehlstaste + Umschalt + 5 öffnet eine Leiste mit allen Optionen, etwa für den Speicherort.
• Ganze, scrollende Seiten: Firefox bringt im Kontextmenü eine eigene Screenshot-Funktion mit, die auf Wunsch die ganze Seite erfasst. In Chrome geht das über die Entwicklertools.

Ein paar Gewohnheiten machen die Bilder deutlich besser:

• Gleiche Fenstergröße für alle Bilder. Sonst springt das Layout von Bild zu Bild, und der Leser sucht dieselbe Schaltfläche an einer neuen Stelle.
• Aufgeräumter Bildschirm. Browser-Zoom auf 100 Prozent, Benachrichtigungen aus, keine Tabs und Lesezeichen im Bild, die niemand sehen muss.
• Ausschnitt mit Umgebung. Zeig den Bereich, um den es geht, aber mit so viel drumherum, dass der Leser ihn auf seinem Bildschirm wiederfindet.
• Auch den Zustand nach dem Klick. Öffnet sich ein Dialog oder ein Menü, braucht auch das ein eigenes Bild.

3. Markieren und beschriften

Ein Screenshot ohne Markierung lässt den Leser suchen. Meistens genügt eine Markierung pro Bild: ein Rahmen um die Schaltfläche oder das Feld, um das es im Schritt geht. Ein Rahmen ist dabei oft klarer als ein Pfeil, weil er nichts verdeckt und eindeutig zeigt, was gemeint ist.

Die Werkzeuge dafür sind schon da. Unter macOS klickst du nach der Aufnahme auf das kleine Vorschaubild, das kurz unten rechts erscheint, und landest direkt bei den Markierungswerkzeugen mit Rechteck, Pfeil und Text. Dieselben Werkzeuge hat die App Vorschau. Das Snipping Tool unter Windows bringt Stift und Textmarker mit, in aktuellen Versionen auch Formen.

Eine Ausnahme sind Formulare. Ein Bild pro Feld wäre dort zu viel. Stattdessen nummerierst du die Felder in der Reihenfolge, in der sie ausgefüllt werden, und schreibst zu jeder Nummer einen Satz unter das Bild. Wofür du dich auch entscheidest: Farbe, Strichstärke und Form bleiben in der ganzen Anleitung gleich.

4. Text schreiben und zusammensetzen

Zu jedem Bild gehört ein Satz, der sagt, was zu tun ist. Dabei helfen vier Regeln:

• Klar anweisen. „Trag eine Kurzbeschreibung ein.“ statt „Das Feld Kurzbeschreibung ist auszufüllen.“
• Bezeichnungen genau übernehmen. Steht auf der Schaltfläche „Entwurf speichern“, schreibst du auch „Entwurf speichern“ und nicht „Zwischenspeichern“.
• Sagen, wo. „Oben rechts“ oder „in der linken Spalte“ spart Suchen, auch mit Screenshot.
• Sagen, was danach passiert. „Ein Dialog öffnet sich.“ So weiß der Leser, dass er richtig ist.

Zusammengesetzt wird die Anleitung dort, wo dein Leser sie findet: im Wiki, im Intranet, in einem Kundenportal, zur Not in einem Dokument. Oben stehen ein Titel, der das Ziel nennt („Gutschein anlegen“), und ein Satz dazu, was man vorher braucht. Am Ende steht das Ergebnis. Bevor du die Anleitung verschickst, lass sie jemanden durchklicken, der den Ablauf nicht kennt, und achte darauf, wo er zögert.

Der ehrliche Aufwand

Von Hand funktioniert das gut, es braucht nur Zeit. Zähl einmal die Handgriffe: Für jeden Schritt nimmst du einen Screenshot auf, schneidest ihn zu, markierst die Stelle, fügst ihn ein und schreibst den Satz dazu. Das sind fünf Handgriffe pro Schritt, bei einer Anleitung mit zwölf Schritten also sechzig. Dazu kommen Durchspielen, Testen und Korrigieren.

Teurer als das Erstellen ist oft das Aktualisieren. Ändert ein Update die Oberfläche, stimmen die Screenshots nicht mehr, und welche betroffen sind, merkst du erst, wenn du jede Anleitung durchgehst. Für eine Handvoll Anleitungen ist das vertretbar. Wer regelmäßig neue braucht oder viele aktuell halten muss, stößt hier an eine Grenze.

Klickanleitung automatisch erstellen: ein Tool, das mitschreibt

Ein Tool zum Erstellen von Anleitungen dreht die Reihenfolge um. Statt jeden Schritt einzeln aufzunehmen und zu beschreiben, erledigst du die Aufgabe einmal ganz normal. Das Tool hält die Bildschirme fest und erstellt daraus einen Entwurf mit Schritten und Bildern. Du prüfst und ergänzt ihn.

Solche Tools gibt es mehrere, mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Worin sie sich von Aveela unterscheiden, zeigen unsere Vergleiche. Hier geht es darum, wie eine Aufnahme mit Aveela abläuft.

So läuft eine Aufnahme mit Aveela

1. Erweiterung öffnen. Die Aveela-Erweiterung für Chrome öffnet sich als Seitenleiste neben der Anwendung, die du dokumentierst. Dort wählst du den Space, in dem die Anleitung landen soll, und startest „Use Case aufzeichnen“.
2. Einmal durchklicken. Du erledigst die Aufgabe wie gewohnt. Pro Bildschirm entsteht ein Screenshot, auch von Dialogen und Menüs. Einen Zustand, den die Aufnahme nicht von selbst erfasst, etwa das Ergebnis nach dem letzten Klick, sicherst du mit „Bildschirm festhalten“.
3. Prüfen und senden. Nach dem Stoppen vergibst du einen Titel und kannst in ein, zwei Sätzen sagen, wofür der Ablauf gedacht ist. Dann schickst du die Aufnahme an Aveela.
4. Die KI schreibt den Entwurf. Aus der Aufnahme entsteht eine Schritt-für-Schritt-Seite mit Überschriften, nummerierten Schritten und jedem Screenshot an der passenden Stelle. Beschrieben wird dabei der ganze Bildschirm mit seinen Feldern, nicht nur der Weg, den du geklickt hast. Der Entwurf liegt als unveröffentlichte Seite in deinem Space.
5. Du prüfst und veröffentlichst. Bis du ihn veröffentlichst, sehen ihn deine Leser nicht.

Was aufgezeichnet wird und was nicht

In Backends und Fachanwendungen stehen Zugangsdaten und Kundendaten. Deshalb lohnt der Blick darauf, was eine Aufnahme mitnimmt:

• Aufgezeichnet werden Screenshots und die Beschriftungen der Bedienelemente, die du benutzt, etwa „Speichern“ oder „Kategorie“.
• Was du in Felder eintippst oder aus Listen auswählst, überträgt die Erweiterung nicht als Text. Es ist nur zu sehen, soweit es im Screenshot steht.
• Passwortfelder überspringt sie ganz.
• Die KI ist angewiesen, aus Aufnahmen keine Namen von Personen, Firmen oder Adressen in den Entwurf zu übernehmen.

Für die Aufnahme gilt derselbe Rat wie beim Durchspielen von Hand: Testsystem und die Rechte deines Lesers.

Was die KI nicht wissen kann

Der Entwurf nimmt dir das Sortieren und Abtippen ab. Er ist ein Startpunkt, kein fertiges Ergebnis. Was in keinem Screenshot steht, ergänzt du:

• wofür die Aufgabe gut ist und wann man sie braucht,
• welche Eingaben bei euch üblich sind, etwa welche Kategorie oder welcher Status,
• Ausnahmen und Stolperstellen, die du aus der Praxis kennst,
• was besser nicht angefasst wird und wann man sich melden sollte.

Lies außerdem jeden Schritt einmal gegen den Bildschirm: Stimmen die Bezeichnungen, fehlt ein Klick, passt die Reihenfolge? Markierungen setzt die Aufnahme nicht. Wo eine Stelle hervorgehoben werden soll, setzt du im Editor Rahmen, Kreise oder nummerierte Pins mit Legende, dazu bei Bedarf einen Hinweiskasten. Kommt später ein Update, klickst du den geänderten Ablauf einfach noch einmal durch, statt alte Screenshots einzeln zu suchen und auszutauschen.

Von Hand oder automatisch?

Checkliste für gute Klickanleitungen

Ob von Hand oder mit Tool: Bevor eine Anleitung rausgeht, hilft dieser Durchgang.

Vorbereiten

• Titel nach dem Ziel benannt, nicht nach dem Menüpunkt
• Startpunkt und Ergebnis klar beschrieben
• Voraussetzungen genannt: Zugang, Rechte, benötigte Daten
• Mit den Rechten des Lesers aufgenommen, nicht als Admin

Bilder

• Ein Schritt, ein Bild
• Ausschnitt mit genug Umgebung zur Orientierung
• Eine Markierung pro Bild, einheitlich in Farbe und Form
• Keine echten Personen- oder Kundendaten im Bild

Text

• Eine klare Anweisung pro Schritt: „Klicke auf …“
• Bezeichnungen genau wie auf dem Bildschirm
• Gesagt, was nach dem Klick passiert
• Grenzen genannt: was tabu ist und wann man sich meldet

Danach

• Von jemandem getestet, der den Ablauf nicht kennt
• An einem festen Ort abgelegt und per Link erreichbar, nicht als Anhang
• Nach jedem Update geprüft, ob die Screenshots noch stimmen

Häufige Fragen